Zeyilname Nedir?
Zeyilname, kamu ihale dokümanında ilan yapıldıktan sonra, son teklif verme gününden önce yapılan resmi değişiklik belgesidir. İdare, ihale ilanı ile isteklilere verilen idari şartname, teknik şartname, sözleşme tasarısı ve eklerinde maddi veya teknik bir hata ya da eksiklik tespit ederse bu belgeleri zeyilname düzenleyerek değiştirir. Zeyilname, değiştirdiği dokümanın ayrılmaz bir parçası hâline gelir ve bağlayıcıdır.
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve ilgili uygulama yönetmelikleri, ihale dokümanının ilan edildikten sonra kural olarak değiştirilemeyeceğini, değiştirilmesi zorunlu hâllerde ise bunun yalnızca zeyilname ile yapılabileceğini düzenler. Yani idare, isteklilere gönderdiği dokümanı gizlice veya sözlü olarak değiştiremez; her değişikliğin yazılı ve tüm isteklilere eşit biçimde duyurulan bir zeyilname ile yapılması gerekir.
Zeyilname Hangi Durumlarda Düzenlenir?
Zeyilname iki temel nedenle düzenlenir: idarenin kendi tespiti veya istekli talebi. İdare, dokümanda tekliflerin hazırlanmasını ya da işin yürütülmesini etkileyebilecek bir hata gördüğünde re’sen zeyilname yapabilir. İstekliler de dokümanda çelişki, eksiklik veya hata gördüklerinde son teklif verme gününden önce idareye yazılı başvurarak değişiklik (zeyilname) talep edebilir.
En sık karşılaşılan zeyilname gerekçeleri şunlardır:
- Teknik şartnamedeki hatalı ölçü, marka-model kısıtı veya çelişkili teknik özellik
- İdari şartnamedeki yeterlik kriteri, oran veya belge listesindeki hata
- Birim fiyat teklif cetvelindeki iş kalemi miktarının yanlış yazılması
- Sözleşme tasarısı ile idari şartname arasındaki çelişkiler
- Yaklaşık maliyeti veya teklif hazırlamayı etkileyen mevzuat değişikliği
Zeyilname Ne Zaman Yapılır? 10 Günlük Süre Kuralı
Zeyilname, son teklif verme gününden en az 10 gün öncesinde bilgi sahibi olmalarını sağlayacak şekilde doküman alan bütün isteklilere gönderilir. Bu 10 günlük süre, isteklilerin değişikliği inceleyip tekliflerini buna göre gözden geçirmesine imkân tanımak için konulmuş asgari bir süredir. Zeyilname yapılabilmesi için son teklif verme gününe en az bu sürenin kalması gerekir.
Bu kural iki sonuç doğurur:
- Son teklif verme gününe 10 günden az kala, dokümanı olduğu gibi bırakan bir zeyilname yapılamaz; değişiklik yine de zorunluysa ihale tarihinin ertelenmesi gerekir.
- Zeyilname yalnızca dokümanı almış olan isteklilere değil, ihaleye katılabilecek tüm istekliler bakımından eşitliği koruyacak biçimde duyurulur.
Zeyilname İhaleyi Erteler mi?
Zeyilname ile yapılan değişiklik nedeniyle tekliflerin hazırlanması için ek süreye ihtiyaç duyulması hâlinde, ihale tarihi bir defaya mahsus olmak üzere en fazla 20 gün ertelenebilir. Erteleme kararı da zeyilname ile birlikte tüm isteklilere bildirilir. Bu düzenleme, kapsamlı bir değişikliğin isteklileri hazırlıksız yakalamasını ve rekabetin daralmasını önlemeyi amaçlar.
Erteleme her zeyilnamede zorunlu değildir. Küçük bir düzeltme için 10 günlük süre yeterliyse ihale tarihi değişmez; ancak teknik şartnamede kapsamı genişleten veya maliyeti önemli ölçüde etkileyen bir değişiklik yapılmışsa erteleme uygun olur.
Zeyilnameden Sonra Verilmiş Teklif Ne Olur?
Zeyilname düzenlenmeden önce teklifini vermiş olan istekli, teklifini geri çekerek yeni koşullara göre yeniden teklif verebilir. Bu hak, isteklinin değişen dokümana göre fiyatını ve belgelerini güncelleyebilmesini güvence altına alır. İstekli isterse teklifini geri çekmeyip mevcut teklifiyle ihaleye devam da edebilir; ancak bu durumda değişen dokümana uygunluk riski kendisine aittir.
Zeyilname ile Açıklama Arasındaki Fark Nedir?
Zeyilname dokümanı değiştirir; açıklama ise dokümanı değiştirmeden yalnızca tereddüt edilen bir hususu netleştirir. İstekliler dokümanda anlam belirsizliği gördüklerinde idareden yazılı açıklama isteyebilir. İdarenin verdiği açıklama, dokümanın içeriğini değiştirmez, sadece mevcut hükmü yorumlar ve tüm isteklilere aynı anda gönderilir.
| Özellik | Zeyilname | Açıklama | |---|---|---| | Amaç | Dokümanı değiştirmek | Mevcut hükmü netleştirmek | | Etki | Doküman içeriği değişir | Doküman içeriği aynı kalır | | İhaleye etkisi | Gerekirse ihale ertelenebilir | Kural olarak süreyi etkilemez | | Teklif hakkı | Teklif geri çekilip yeniden verilebilir | Yeni teklif hakkı doğurmaz |
Zeyilnameye Uyulmazsa Ne Olur?
Zeyilname ile yapılan değişikliğe uymayan teklif değerlendirme dışı bırakılabilir. Zeyilname dokümanın parçası olduğundan, isteklinin teklifini zeyilnamedeki güncel hükümlere göre hazırlaması gerekir. Eski teknik özelliğe veya eski teklif cetveline göre verilen teklif, zeyilname sonrası dokümana aykırı sayılır. Bu nedenle istekliler, teklif verme gününe kadar idareden gelen tüm zeyilname bildirimlerini takip etmeli ve son sürüm dokümana göre teklif hazırlamalıdır.